Relations avec les parties prenantes
Critères par type de participant
Chantiers navals
Ports
Chantier navals
Objectif de l'indicateur de performance:
Maintain or improve the quality of relations with the various community stakeholders through open and transparent communications.
Definition of ‘community’ in the present context:
Local stakeholders affected by the participant’s activities.
Notes:
- For participants certifying multiple locations, refer to General Annex 6-A for information relative to the implementation of criteria at the corporate level versus regional or at each certified location (i.e., Requirement bullet). Individual locations within close proximity to each other can be regionally grouped if they share the same community stakeholders.
- For this indicator, General Annex 6-A should be consulted to ensure the proper implementation of the criteria. This appendix contains additional information (rationales, examples of justification documents for external verification, precision of the requirements, implementation options and certain definitions) to help participants properly interpret the criteria and guide them with the implementation of these criteria.
Critères 2025
Level 1
Monitoring of regulations
Level 2
2.1 Make available/post a telephone number of, or redirect calls to, responsible person in charge of receiving inquiries and concerns (including complaints) related to the participant’s activities.
2.2 Develop and implement a documented procedure to keep track of and respond to inquiries and concerns (including complaints). As appropriate, dedicate a person to respond and/or be dispatched to the site in a timely fashion, implement and monitor corrective measures and readjust as needed.
2.3 Identify, locate, and update the participant’s network of local stakeholders (e.g. employees, tenants, residents, Indigenous Peoples, NGOs, municipalities/towns, governmental and environmental organizations, suppliers).
2.4 Regularly monitor media posts about the participant’s activities.
2.5 Communicate information about the participant’s activities and operations using at least two communication means. For example:
a) Twitter, Facebook, or Instagram;
b) LinkedIn;
c) TV;
d) YouTube;
e) Radio or podcast;
f) Webpage with community related content;
g) Local newspapers;
h) Newsletter; or
i) Magazine.
2.6 Incorporate in the applicable policies or value statement of the company the commitment of senior management to maintain and improve the quality of community relations.
Level 3
Fulfill 3 of the following criteria:
3.1 Describe each stakeholder or stakeholder group identified in criterion 2.3. For each of them, identify issues and concerns related to the participant’s activities, as well as any ongoing and potential future collaboration opportunities.
3.2 Develop and implement a documented communication strategy or plan with a focus on responsiveness, transparency, engagement to reach out to the community, and feedback.
3.3 Publicly disclose at least one annual report or corporate plan related in part or entirely to social responsibility (e.g. sustainability action plan or annual report, corporate social responsibility report, strategic plan).
3.4 Implement or participate at least two community outreach strategies annually (e.g., port or shipyard days, open houses, info sessions, voluntary workshops, visitor or information center, webinars, site tours, school visits).
3.5 Participate in social and/or environmental activities or events every year with the community and/or to the benefit of the community (e.g. shoreline clean-up operations, tree-planting campaigns, educational activities, fundraising events, scholarships).
Note: The participant must provide support, whether through financial means, human resources and/or material and equipment.
Level 4
4.1 Actively participate in meetings with one or more local community organizations or NGOs to discuss subject matter that contributes to the environmental or social well-being of the community and that is not directly related to the participant’s activities (e.g., be a Board member, regularly participate in committee meetings)
Note: Payment of membership is not sufficient to fulfill this criterion.
4.2 Hold or actively participate, at least twice a year, in meetings with one or more local community members or groups to discuss subjects directly related to the participant’s activities. These meetings can include the implementation and/or participation on a permanent committee open to the local community that meets twice a year (e.g., citizen or liaison committee).
4.3 Recognize community relationships within the participant’s strategic plan as part of the company-wide culture (e.g. aiming for responsiveness, transparency, engagement, and feedback).
4.4 Develop and implement a communication process to regularly inform and allow the community to ask questions and make comments before, during, and after implementing new projects with potential social and environmental impacts. Make public and easily accessible all required steps for the community to ask questions and make comments.
Note: New projects include new services, operations or activities with potential environmental or social impacts.
Note: See Annex 3-B.
Level 5
5.1 Evaluate within the last three years the community’s perception of the participant. Based on the results, develop and implement measures addressing the concerns raised to improve the relationship with local stakeholders.
Note: See guidelines in Annex 6-B.
5.2 Within the last five years, carry out or participate in a co-creation project or initiative in collaboration with one or more local stakeholders.
Note: See guidelines in Annex 6-C.
Ports
Objectif de l'indicateur de performance:
Maintenir ou améliorer la qualité des relations avec les différentes parties prenantes en favorisant des communications ouvertes et transparentes.
Définition de « parties prenantes » dans le contexte présent : Groupes de personnes touchées par les activités et les opérations du participant ou en interaction avec celui-ci (p. ex., employés, locataires, résidents/riverains, collectivités locales, ONG, OIG, organisations gouvernementales et environnementales, armateurs, fournisseurs et entreprises).
NOTES :
- Pour cet indicateur, l’annexe générale 7-A doit être consultée pour assurer la bonne mise en œuvre des critères. Cette annexe contient des informations supplémentaires (fondement des critères, exemples de documents justificatifs pour les vérifications externes, précision des exigences, options de mise en œuvre additionnelles et certaines définitions) visant à aider les participants à bien interpréter les critères et à les guider dans la mise en œuvre de ceux-ci.
Critères 2025
Niveau 1
Suivi règlementaire
Niveau 2
2.1 Rendre disponible/publier un numéro de téléphone ou rediriger les appels vers l'autorité responsable de la réception des demandes et des préoccupations (incluant les plaintes) relatives aux activités du participant.
2.2 Élaborer et mettre en place une procédure écrite pour garder trace et pour répondre aux demandes et aux préoccupations (incluant les plaintes). Au besoin, dédier une personne pour y répondre et/ou dépêcher une personne sur le site dans un délai convenable, dépêcher une personne sur le site, mettre en place et faire le suivi des mesures correctives et les ajuster au besoin.
2.3 Identifier, localiser et actualiser le réseau de parties prenantes.
2.4 Effectuer une veille médiatique régulière à propos des activités du participant et de la perception des parties prenantes sur le participant.
2.5 Communiquer des informations à propos des activités et des opérations du participant en utilisant au moins deux des moyens de communication. Par exemple :
a) Réseaux sociaux;
b) Radio ou podcast;
c) LinkedIn;
d) YouTube;
e) Newsletter;
f) Page Web avec contenu relatif aux parties prenantes;
g) Télévision;
h) Magazine.
i) Journaux locaux;
2.6 Intégrer dans les politiques applicables ou dans l’énoncé de valeurs de l’entreprise l’engagement de la haute direction à maintenir et à améliorer la qualité des relations avec les parties prenantes.
Niveau 3
Mettre en œuvre au moins trois des critères suivants :
3.1 Décrire chaque partie prenante ou groupe de parties prenantes identifié au critère 2.3. Pour chacun, identifier les enjeux et les préoccupations en lien avec les activités du participant, p. ex., à travers une analyse de matérialité, ainsi que les collaborations en cours et les opportunités de collaboration futures.
3.2 Élaborer et mettre en œuvre une stratégie ou un plan de communication écrit axé sur l’efficience, la transparence, l’engagement à rejoindre les parties prenantes et la rétroaction.
3.3 Rendre public au moins un rapport annuel ou un plan corporatif en tout ou en partie lié la responsabilité sociale (p. ex., plan d'action ou rapport annuel de développement durable, rapport de responsabilité sociale de l’entreprise, plan stratégique).
3.4 Organiser annuellement au moins deux modalités de sensibilisation du public (p. ex., centre d’information ouvert au public, journées portuaires ou portes ouvertes; séances d’information, webinaires ou ateliers volontaires; visites de sites ou dans les écoles).
3.5 Organiser ou participer activement (fournir un soutien, que ce soit par des moyens financiers, des ressources humaines et/ou du matériel et de l'équipement) chaque année à des activités ou des évènements à vocation sociale et/ou environnementale avec des parties prenantes locales et/ou au bénéfice de celles-ci (p. ex., plantation d’arbres, activités éducatives, collectes de fonds, bourses d’études).
Niveau 4
Mettre en œuvre un des deux critères suivants :
4.1 Participer activement à la mise sur pied et/ou au soutien d'un comité permanent ouvert aux parties prenantes locales qui se réunit au moins deux fois par an (p. ex., un comité citoyen ou de liaison) pour discuter de sujets directement liés aux activités et aux opérations du participant.
OU
4.2 Tenir régulièrement des rencontres avec un ou plusieurs groupes locaux (sujets et questions provenant directement des groupes ou des membres). En tout, ceci devrait représenter un minimum de deux rencontres par année.
ET, mettre en œuvre à trois des quatre critères suivants :
4.3 Participer activement à des rencontres avec une ou plusieurs organisations locales ou une ONG où les sujets traités contribuent au bien-être environnemental et social et ne sont pas directement liés aux activités du participant (p. ex., être membre du conseil d'administration, participer régulièrement aux réunions du comité).
Note : Le paiement d'une cotisation n'est pas suffisant pour répondre à ce critère.
4.4 Reconnaître les relations avec les parties prenantes dans le plan stratégique du participant en tant que partie intégrante de la culture de l'entreprise (p. ex., visant l’efficience, la transparence, l'engagement et la rétroaction).
4.5 Développer et mettre en œuvre un processus de communication pour informer régulièrement les parties prenantes locales et leur permettre de poser des questions et émettre des commentaires avant, pendant et après la réalisation de nouveaux projets ayant des impacts sociaux et environnementaux potentiels. Rendre publique la description des impacts appréhendés et des mesures d’atténuation prévues ainsi que de la marche à suivre par les parties prenantes pour poser des questions et émettre des commentaires.
Note : Les nouveaux projets comprennent de nouveaux services, opérations, activités ou produits manutentionnés ayant des impacts environnementaux ou sociaux potentiels.
Note : Voir l'annexe 3-B.
4.6 Avoir un représentant des parties prenantes locales au sein des instances de gouvernance (si les règles de gouvernance le permettent).
Niveau 5
5.1 Avoir analysé la perception des parties prenantes par rapport au participant au cours des trois dernières années. Sur la base des résultats, avoir développé et mis en œuvre des mesures abordant les préoccupations soulevées afin d’améliorer la relation avec les parties prenantes locales.
Note : Voir les lignes directrices à l'annexe 7-B.
5.2 Avoir réalisé un projet de cocréation ou développé une initiative en collaboration avec une ou plusieurs parties prenantes locales au cours des cinq dernières années.
Note : Voir les lignes directrices à l’annexe 7-C.
